Zásady zpracování osobních údajů

Cloud IS, s.r.o. (dále jen „my" nebo „Poskytovatel") provozuje softwarovou službu eProtokol dostupnou na www.eprotokol.cz. Tento dokument popisuje, jaké osobní údaje o vás shromažďujeme, jak je používáme a jaká máte práva.

Tento dokument se týká vás jako zákazníka nebo návštěvníka webu (kontaktní a registrační údaje). Zpracování osobních údajů vašich zaměstnanců v rámci Služby se řídí samostatnou Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA).

1. Správce osobních údajů

Cloud IS, s.r.o., IČO: 21883912, sídlo: Sadová 1646, 560 02 Česká Třebová
E-mail: [email protected]

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně.

2. Jaké údaje shromažďujeme a proč

2.1 Registrace a správa účtu

Údaje: jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, název společnosti, IČO, adresa sídla, přihlašovací jméno, heslo (v šifrované podobě).

Účel: Vytvoření a správa zákaznického účtu, komunikace s vámi, fakturace.

Právní základ: Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

Doba uchování: Po dobu trvání smluvního vztahu + 3 roky poté; fakturační záznamy 10 let (zákon o účetnictví).

2.2 Provoz Služby a zákaznická podpora

Údaje: záznamy o přihlášení, datum a čas posledního přístupu, stav onboardingu, IP adresa, typ prohlížeče, log chybových hlášení.

Účel: Zajištění bezpečnosti a funkčnosti Služby, diagnostika problémů, zákaznická podpora.

Právní základ: Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) — bezpečný a spolehlivý provoz Služby.

Doba uchování: Provozní logy 90 dní, bezpečnostní záznamy 1 rok.

2.3 Platební údaje

Údaje: fakturační adresa, údaje o zvolené verzi Služby a zúčtovacím období. Čísla platebních karet neshromažďujeme — platby kartou jsou zpracovávány přímo platební bránou třetí strany.

Účel: Vystavení faktur, evidence plateb.

Právní základ: Plnění smlouvy a zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR).

Doba uchování: 10 let (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví).

2.4 Marketingová komunikace

Údaje: e-mailová adresa, jméno.

Účel: Zasílání informací o novinkách, aktualizacích a nabídkách Služby.

Právní základ: Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) nebo oprávněný zájem u stávajících zákazníků (§ 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.).

Odhlášení: Každý marketingový e-mail obsahuje odkaz pro odhlášení. Souhlas lze odvolat v nastavení účtu nebo e-mailem na [email protected].

2.5 Analytická a marketingová data

Analytika webu a aplikace:

• Google Analytics 4 (Google LLC, USA) — anonymizovaná data o chování na webu a v aplikaci, IP adresa anonymizována. Přenos do USA zajištěn na základě EU–US Data Privacy Framework. Doba uchování: 14 měsíců.

Marketingové pixely (pouze na webu eprotokol.cz, nikoli v přihlášené aplikaci):

• Meta Pixel (Meta Platforms Inc., USA) — sledování konverzí z reklam na Facebooku a Instagramu. Přenos do USA na základě Data Privacy Framework.
• Twitter/X Conversion Tracking (X Corp., USA) — sledování konverzí z reklam na platformě X. Přenos do USA na základě Data Privacy Framework.

Právní základ: Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) — udělený prostřednictvím cookie banneru na webu.

3. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje neprodáváme ani neposkytujeme třetím stranám za účelem jejich přímého marketingu.

4. Přenos osobních údajů do třetích zemí

Někteří naši subdodavatelé (Vercel, Resend, Google, Meta, X Corp.) mají sídlo v USA. Přenos osobních údajů do USA je zajištěn na základě rozhodnutí Evropské komise o přiměřenosti v rámci EU–US Data Privacy Framework ze dne 10. 7. 2023. Vaše registrační a fakturační data jsou uložena na serverech v EU (DigitalOcean Frankfurt).

5. Vaše práva

Jako subjekt údajů máte právo:

• Přístupu — požádat o kopii osobních údajů, které o vás uchováváme.
• Opravy — požádat o opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
• Výmazu — požádat o smazání vašich údajů, pokud neexistuje zákonný důvod pro jejich další uchování.
• Omezení zpracování — požádat o dočasné omezení zpracování vašich údajů.
• Přenositelnosti — obdržet své údaje ve strojově čitelném formátu.
• Námitky — vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu.
• Odvolání souhlasu — kdykoli odvolat souhlas se zpracováním.

Žádosti uplatňujte e-mailem na [email protected]. Odpovíme do 30 dnů.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 | www.uoou.cz

6. Zabezpečení

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně vašich osobních údajů, zejména: šifrování přenosu dat (HTTPS/TLS), šifrování uložených dat, řízení přístupu zaměstnanců na principu nejmenšího oprávnění a pravidelné zálohování.

7. Cookies

Informace o používání cookies na našem webu a v aplikaci jsou uvedeny v samostatných Zásadách cookies.

8. Změny tohoto dokumentu

Tento dokument můžeme aktualizovat. O podstatných změnách vás informujeme e-mailem nebo oznámením v aplikaci. Aktuální verze je vždy dostupná na www.eprotokol.cz/privacy.