Problém s ručním zpracováním faktur
Ruční zadávání faktur do systému je časově náročný proces, se kterým se potýká většina malých a středních firem. Každá faktura vyžaduje přepis základních údajů.
Typické informace, které musíte ze každé faktury vyčíst a zadat:
- Číslo faktury: 2024120045
- Datum: 15. 12. 2024
- IČO: 12345678
- Částka: 15 680 Kč
- Sazba DPH: 21 %
Při větším objemu faktur (50-100 měsíčně) jde o několik hodin práce týdně. Navíc hrozí riziko překlepů – špatně opsaná částka nebo IČO může způsobit komplikace.
Jak funguje AI rozpoznávání dokumentů
Technologie OCR (Optical Character Recognition) v kombinaci s umělou inteligencí dokáže analyzovat dokumenty a extrahovat z nich strukturovaná data. Moderní AI systémy jsou trénovány na statisících faktur a dokáží rozpoznat různé formáty.
Systém analyzuje dokument bez ohledu na jeho formát – fotografie z mobilu, skenovaný dokument nebo PDF soubor – a během několika sekund extrahuje klíčové údaje:
- Dodavatel a jeho IČO/DIČ
- Číslo faktury a datum vystavení
- Částka včetně/bez DPH
- Datum splatnosti
- Variabilní symbol
Praktické využití v terénu
Představte si situaci na stavbě: dostanete účtenku za materiál nebo službu přímo na místě. Tradiční postup znamená účtenku uschovat, dopravit do kanceláře a později ručně zadat do systému – často s odstupem několika dnů.
S automatizovaným zpracováním vytáhnete telefon, vyfotíte dokument a nahrajete ho do systému. Technologie sama rozpozná všechny potřebné údaje. Vy provedete rychlou kontrolu (doporučujeme vždy verifikovat automaticky načtená data), přiřadíte k projektu a máte hotovo.
Časová úspora: z 5-10 minut na cca 30 vteřin na fakturu.
Co když je účtenka rozmazaná nebo špatně vytisknutá?
Stává se. Někdy je účtenka zmačkaná, rozmazaná, nebo vytisknutá na té nejhorší tiskárně na světě. I tak to AI zpracuje. Nemusí to být dokonalý sken.
Přesnost? Přes 95 % u běžných faktur. U těch opravdu špatných to občas nevyjde úplně – ale i tak vám to ušetří 80 % práce. Místo přepisování celé faktury opravíte jen jedno nebo dvě pole.
Kompatibilita s různými formáty
Výhodou moderních AI systémů je jejich flexibilita: nepotřebujete speciální strukturované formáty jako ISDOC nebo XML.
Systém dokáže zpracovat běžné formáty dokumentů – PDF, JPG, PNG a další. To znamená, že můžete zpracovávat faktury od jakéhokoli dodavatele bez ohledu na to, v jakém formátu jsou vystaveny. Funguje to i s fotografiemi účtenek pořízených mobilním telefonem.
Na co si dát pozor
I když je technologie pokročilá, doporučuje se vždy provést manuální kontrolu výsledků. Zvláště u dokumentů s horší kvalitou tisku nebo rozmazaného textu může dojít k chybám v rozpoznání.
Klíčové body pro efektivní využití:
- Pořizujte fotografie v dobré kvalitě s dostatečným osvětlením
- Vždy zkontrolujte extrahovaná data, zejména částky a IČO
- U nestandardních dokumentů buďte připraveni na ruční korekce
Shrnutí přínosů automatizace
Automatizace zpracování faktur přináší měřitelné benefity: úsporu času, snížení chybovosti při ručním přepisu a zrychlení celého procesu účetní evidence. Tento čas pak můžete věnovat jiným aktivitám důležitým pro vaše podnikání.
Technologie OCR a AI v oblasti zpracování dokumentů se rychle vyvíjí a stává se dostupnější i pro menší firmy, pro které byla dříve nedostupná kvůli vysoké pořizovací ceně.
